花都區報廢文件檔案銷毀管理制度
一、總則
（一）目的
為規范公司過期產品的報廢管理工作，確保產品質量和安全，防止過期產品流入市場，保護消費者合法權益，同時降低公司因產品過期報廢帶來的經濟損失和環境風險，特制定本制度。
（二）適用范圍
本制度適用于公司生產、采購、儲存及銷售等環節中涉及的所有過期產品，包括但不限于原材料、半成品、成品、包裝材料等。具體涵蓋食品、藥品、化妝品、電子產品、化工原料等各類產品。
（三）管理原則
合規性原則：嚴格遵守國家相關法律法規，如《食品安全法》《藥品管理法》《固體廢物污染環境法》等，以及地方相關規定，確保過期產品報廢處理過程合法合規。
安全性原則：采取有效措施，防止過期產品對健康、環境造成危害，尤其是對于有毒有害、易變質等特殊產品，要確保安全處置。
準確性原則：準確界定過期產品的范圍，確保報廢信息真實、準確，避免誤判和資產流失。
及時性原則：及時發現和處理過期產品，不得長期積壓，減少不必要的損失和風險。
責任明確原則：明確各部門在過期產品報廢管理中的職責，避免責任推諉，確保工作順利開展。
二、組織架構與職責分工
（一）管理小組組成
成立過期產品報廢管理小組，由質量總監擔任組長，成員包括倉儲部門負責人、質量部門負責人、行政 / 合規部門負責人、物流部門負責人（若有）及財務部門負責人等。
（二）職責分工
質量部門
負責制定過期產品的鑒別標準和分類方法。
對過期產品進行鑒定，確認是否符合報廢條件。
監督過期產品的銷毀過程，確保符合質量和環保要求。
建立過期產品報廢臺賬，記錄相關信息。
倉儲部門

定期進行庫存盤點，及時發現過期產品。
對過期產品進行隔離存放，設置明顯標識。
填寫過期產品報廢申請表，提交質量部門審核。
協助質量部門和物流部門進行過期產品的搬運和交接等工作。
行政 / 合規部門
關注相關法規政策變化，及時向公司傳達并確保制度符合法規要求。
對接外部監管機構，如、市場監管部門等，處理相關合規事務。
監督制度的執行情況，對違規行為進行調查和處理。
物流部門（或負責運輸的部門）
負責將過期產品安全運輸至銷毀地點（若委托第三方銷毀）或配合內部銷毀工作的運輸需求。
選擇有資質的第三方銷毀機構（若需要），并簽訂正規的銷毀合同。
確保運輸過程中過期產品的安全，防止泄漏、丟失等情況發生。
財務部門
對過期產品報廢涉及的財務事項進行審核，如資產核銷、費用核算等。
參與評估過期產品報廢對公司財務狀況的影響。
監督報廢過程中的費用支出，確保合理合規。
管理小組組長（質量總監）
統籌協調過期產品報廢管理工作，審批報廢流程中的重要事項。
組織召開相關會議，解決報廢管理過程中出現的問題。
向公司管理層匯報過期產品報廢管理情況。
三、過期產品的識別與分類

（一）過期產品的定義
對于有明確保質期規定的產品，超過保質期即為過期產品。
對于無明確保質期但有使用期限規定的產品，超過使用期限視為過期產品。
因質量問題（如變質、損壞、性能下降等）無法正常使用或銷售，且經質量部門鑒定不符合相關標準的產品，即使未超過保質期或使用期限，也應視為過期產品。
因產品更新換代、市場需求變化、政策法規調整等原因，導致無法繼續使用或銷售的產品，可認定為過期產品。
（二）鑒別方法
質量部門依據產品的特性、標準要求及相關檢驗檢測方法，對產品進行外觀檢查、性能測試、成分分析等，以確定產品是否過期或存在質量問題。
對于食品、藥品等有嚴格保質期要求的產品，可通過查看生產日期、保質期標簽等信息進行初步判斷，再結合質量檢查確定是否過期。
對于電子產品、化工原料等，可參考產品說明書、技術規格要求及行業經驗等進行鑒別。
（三）分類標準
可回收利用類：如部分原材料、包裝材料等，雖已過期但仍可通過回收、再加工等方式重新利用的產品。
不可回收利用但可無害化處理類：如食品、藥品、一般生活垃圾等，無法回收利用但可通過焚燒、填埋、無害化降解等方式進行處理，且不會對環境造成嚴重危害的產品。
危險廢物類：如過期的化工原料、藥品（某些有毒有害藥品）、電子產品中的重金屬部件等，屬于危險廢物的過期產品，需按照特殊規定進行處理。
四、過期產品的保管

（一）隔離存放
倉儲部門應設立的過期產品存放區域，與正常產品嚴格隔離。該區域應設置明顯的標識，如 “過期產品暫存區”“禁止流通” 等字樣，并根據產品分類情況進行細分，如可回收利用區、不可回收利用區、危險廢物區等。
對于危險廢物類過期產品，存放區域應符合《危險廢物貯存污染控制標準》等相關要求，具備防泄漏、防火、防爆、防毒等安全防護措施，并設置警示標志。
（二）定期檢查
倉儲部門應定期（至少每月一次）對過期產品存放區域進行檢查，查看產品的存放狀態，是否有泄漏、變質、損壞加劇等情況發生。
如發現問題，應及時通知質量部門進行鑒定和處理，防止問題擴大。
同時，檢查過期產品的臺賬記錄，確保賬物相符。
五、過期產品報廢審批流程
（一）花都區報廢文件檔案銷毀報廢申請
倉儲部門在盤點發現過期產品或接到其他部門關于過期產品的通知后，應及時填寫《過期產品報廢申請表》。申請表應詳細注明產品名稱、規格型號、數量、生產日期、保質期 / 使用期限、過期日期、報廢原因、產品分類等信息，并由倉儲部門負責人簽字確認。
對于危險廢物類過期產品，還需注明其危險特性、成分等相關信息。
（二）質量審核
質量部門收到《過期產品報廢申請表》后，應在 [X] 個工作日內對過期產品進行鑒定審核。
根據產品的鑒別結果和分類標準，確認產品是否符合報廢條件，并在申請表上簽署審核意見，由質量部門負責人簽字。
如遇復雜情況或需要進一步檢測的產品，質量部門可組織相關技術人員進行討論或委托外部機構檢測，所需時間不計入上述審核期限，但應及時告知倉儲部門和相關部門進度情況。
（三）財務審核

質量審核通過后，倉儲部門將《過期產品報廢申請表》提交至財務部門。
財務部門對申請表中的財務信息進行審核，包括產品的購置成本、已計提折舊情況（如有）、預計損失等，核實報廢申請是否符合公司財務制度和成本控制要求。
財務部門應在 [X] 個工作日內完成審核，并在申請表上簽字確認。
（四）管理層審批
財務審核通過后，由倉儲部門將《過期產品報廢申請表》提交至公司管理層（如分管或總經理，根據公司規定和報廢產品的價值、影響等確定）審批。
管理層根據公司整體情況和相關規定，對報廢申請進行終審批。對于金額較大或對公司有重大影響的報廢申請，需提交公司總經理辦公會或董事會審議決定。
管理層應在 [X] 個工作日內完成審批，審批通過后，申請表返回倉儲部門，方可進行后續的報廢處理工作。
六、過期產品的銷毀處理方式
（一）可回收利用類產品
對于可回收利用的過期產品，由倉儲部門或相關部門聯系的回收公司進行回收處理。
在回收過程中，應做好記錄，包括回收時間、回收公司名稱、回收數量、回收價格、回收合同等信息，并取得回收公司開具的有效憑證。
質量部門應對回收過程進行監督，確保可回收利用產品得到合理處理，避免流入非法渠道或造成二次污染。
（二）不可回收利用但可無害化處理類產品


對于食品、藥品等不可回收利用的產品，可采取焚燒、填埋等無害化處理方式。但焚燒處理需選擇有資質的焚燒廠，確保符合環保要求，廢氣排放達標；填埋處理需遵守相關土地填埋規定，防止污染土壤和地下水。
對于一般生活垃圾等不可回收利用產品，可按照當地環衛部門的要求進行處理，如送至的垃圾處理場進行填埋或焚燒。
公司自行處理（如焚燒）時，應確保處理設備和工藝符合環保標準，并由質量部門和行政 / 合規部門監督執行。委托第三方處理時，需選擇有資質的處理機構，并簽訂詳細的處理合同，明確雙方責任和環保要求。
處理過程中應做好記錄，包括處理時間、處理地點、處理方式、處理數量、第三方機構資質證明、處理憑證等信息。
（三）危險廢物類產品
危險廢物類過期產品的處理嚴格按照《危險廢物經營許可證管理辦法》《廢棄危險化學品污染環境辦法》等相關法規要求執行。
只能委托具備相應危險廢物經營許可證的第三方機構進行處理，不得擅自處理或交由無資質的單位和個人處理。
在轉移危險廢物前，需按照規定填寫危險廢物轉移聯單，并報生態環境部門批準。
物流部門應確保危險廢物的運輸過程安全，使用符合要求的運輸工具和包裝容器，并遵守相關運輸規定。
質量部門和行政 / 合規部門應全程監督危險廢物的處理過程，包括轉移、儲存、處置等環節，確保符合法規要求，并留存相關記錄和憑證，如處理合同、轉移聯單、處置報告、資質證明等，保存期限不少于 [X] 年。
七、銷毀記錄和檔案管理

（一）建立銷毀記錄
質量部門負責建立過期產品銷毀記錄，記錄內容應包括產品名稱、規格型號、數量、生產日期、保質期 / 使用期限、過期日期、報廢原因、產品分類、審批人、銷毀時間、銷毀方式、銷毀地點、銷毀人員（若內部銷毀）、第三方機構名稱及資質編號（若委托第三方）等信息。
對于危險廢物類過期產品，還應記錄危險廢物轉移聯單編號、轉移時間、接收單位等詳細信息。
銷毀記錄應采用電子和紙質兩種形式保存，電子記錄應定期備份，防止數據丟失。
（二）檔案管理
過期產品報廢相關的檔案資料，包括《過期產品報廢申請表》、質量鑒定報告、財務審核記錄、管理層審批文件、銷毀記錄、回收憑證、處理合同、第三方機構資質證明等，應進行整理歸檔。
檔案由行政 / 合規部門或的檔案管理部門負責保管，保存期限不少于 [X] 年（根據法規要求和公司實際情況確定，一般食品類不少于 2 年，危險廢物類不少于 3 年）。
檔案資料應便于查閱和檢索，如需調閱，需經相關部門負責人批準，并做好借閱記錄。
八、花都區報廢文件檔案銷毀/24小時服務監督檢查
（一）內部審計監督
公司內部審計部門應定期（至少每年一次）對過期產品報廢管理情況進行審計檢查。
審計內容包括報廢流程是否合規、審批手續是否、銷毀處理是否符合要求、記錄和檔案管理是否完整、財務處理是否正確等。
對于審計過程中發現的問題，內部審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況，確保問題得到有效解決。
（二）部門自查
各部門應每月對本部門負責的過期產品報廢管理工作進行自查，如倉儲部門檢查過期產品的識別、隔離和申請情況，質量部門檢查鑒定和監督情況，物流部門檢查運輸和第三方機構管理情況等。
針對自查發現的問題，應及時進行整改，并形成自查報告，于每月 [X] 日前提交至管理小組組長。
管理小組組長應定期（每季度）組織召開部門負責人會議，聽取各部門自查情況匯報，協調解決存在的問題。
（三）定期盤點與抽查


公司應定期（每季度）組織對庫存產品進行盤點，同時不定期對已報廢的產品進行抽查核實。
通過盤點和抽查，核實過期產品是否已按規定進行報廢處理，有無未及時報廢或私自留存等情況，確保公司資產賬實相符。
對于盤點和抽查中發現的問題，應按照相關規定進行處理，并對責任部門和個人進行問責。
九、責任追究
（一）違規行為界定
以下行為屬于違規行為：
故意隱瞞過期產品情況，未及時填寫報廢申請表或提交報廢申請。
擅自處理過期產品，如私下倒賣、亂丟、亂埋、私自銷毀等，未按照規定流程和方式進行報廢處理。
在報廢申請、審核、審批等環節中提供信息或隱瞞真實情況。
未按要求對過期產品進行隔離存放、保管，導致產品泄漏、變質、丟失等情況發生。
對過期產品報廢管理工作疏于監管，未能及時發現和糾正違規行為。
未妥善保存過期產品報廢記錄和檔案資料，或擅自篡改、銷毀記錄和檔案。
其他違反本制度規定的行為。
（二）處罰措施
對于違規行為，根據情節輕重和造成的后果，給予相應的處罰：
情節較輕，未造成明顯損失和不良影響的，給予警告處分，并責令其立即改正。
造成一定經濟損失或不良影響的，除責令賠償相應損失外，給予記過、記大過處分。
情節嚴重，造成重大經濟損失或嚴重不良影響的，給予降職、撤職、解除勞動合同等處分，并依法追究法律責任。
對于部門負責人，若本部門出現違規行為，根據管理責任大小，給予相應的批評教育、警告、記過、降職等處分，并追究其責任。
對于因違規行為導致公司受到外部監管部門處罰的，相關責任人員應承擔相應的責任，并視情節輕重給予進一步的內部處罰。
十、培訓與宣傳

（一）培訓
人力資源部門應定期組織關于過期產品報廢管理制度的培訓，培訓對象包括公司全體員工，特別是涉及過期產品管理的相關部門人員，如倉儲、質量、物流、財務等部門員工。
培訓內容包括過期產品的定義、鑒別方法、分類標準、報廢流程、銷毀處理方式、記錄和檔案管理要求、責任追究等方面的知識和規定。
對于新入職員工，應在入職培訓中包含過期產品報廢管理制度的相關內容，確保員工熟悉并掌握制度要求后方可上崗。
針對不同崗位的員工，可開展有針對性的培訓課程，如對倉儲員工培訓過期產品的識別和隔離存放，對質量員工培訓鑒定標準和監督要點等。
培訓應定期進行評估和考核，確保員工對制度的理解和掌握程度，對考核不合格的員工應進行再培訓。
（二）花都區報廢文件檔案銷毀/24小時服務宣傳
公司應通過內部公告欄、內部網站、郵件、群等多種形式，廣泛宣傳過期產品報廢管理制度，提高制度的知曉度和員工的重視程度。
定期發布過期產品報廢管理的相關信息，如報廢處理情況通報、典型案例分析、法規政策解讀等，增強員工的合規意識和責任感。
鼓勵員工對過期產品報廢管理工作提出意見和建議，對合理的建議給予獎勵，營造全員參與、共同管理的良好氛圍。
十一、附則
（一）制度解釋權
本制度由公司質量部門負責解釋。
（二）制度修訂
本制度可根據國家法律法規的變化、公司實際情況的調整或管理需要進行修訂。修訂需經管理小組討論通過，并報公司管理層批準后生效。修訂后的制度應及時傳達給全體員工。
（三）生效日期
本制度自頒布之日起生效。
[公司名稱：花都區報廢文件檔案銷毀/24小時服務]
[頒布日期2025.6.10]