1文件的發(fā)放和更換
1.1發(fā)放
1.1.1管理手冊、程序文件和其它支持性文件由綜合部負(fù)責(zé)在《文件發(fā)放/回收表》上造冊來確定發(fā)放范圍，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后實(shí)施發(fā)放。
1.1.2顧客或來訪者索取本公司管理手冊，須經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)，綜合部憑批準(zhǔn)單發(fā)給“非受授”本的管理手冊，該本質(zhì)量手冊不予編號(hào)。其它管理文件不對外提供給顧客或其代表。
1.2文件領(lǐng)用人在《文件發(fā)放/回收表》上簽名領(lǐng)取。對管理手冊、程序文件和其它支持性文件注明分發(fā)號(hào)和加蓋“受控文件”印章。
1.3所用文件嚴(yán)重破損影響使用時(shí)，使用者提出口頭申請，經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人同意后，向綜合部以舊換新，新發(fā)文件的分發(fā)號(hào)要與交回的保持一致，使用者要確保文件保持整潔、清晰。
1.4受控文件如有丟失，文件使用人及時(shí)報(bào)告，經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人同意后，可辦理補(bǔ)領(lǐng)。
2文件的修訂、換版和作廢
2.1文件修訂時(shí)，由文件更改提出者或部門提出申請，并在《文件更改申請單》中填寫修訂條款、內(nèi)容及原因?！段募纳暾垎巍方?jīng)原審批人批準(zhǔn)。
2.2文件修訂批準(zhǔn)后，由綜合部統(tǒng)一收回，綜合部資料管理員按《文件更改申請單》對文件進(jìn)行換頁或劃改。換頁或劃改好后再由綜合部發(fā)給持有者，與此同時(shí)，綜合部資料管理員在《受控文件清單》中填寫修訂狀態(tài)；
2.3文件經(jīng)多次修訂或需大幅度修訂時(shí)，對管理手冊和程序文件進(jìn)行換版。新版發(fā)布時(shí)，舊版本即被廢除。
3文件的收回和銷毀
發(fā)放新版本文件或作廢舊版本文件時(shí)，綜合部按《文件發(fā)放/回收表》收回舊版本，并在《文件發(fā)放表》中的“備注”欄目說明。對收回的文件加蓋“作廢”印章，需作保留的加蓋“保留”印章后方可保存留用。
4文件的管理
4.1文件(包括適用的外來文件)的管理部門做好文件的收發(fā)、歸檔和借閱手續(xù)。借閱其它質(zhì)量管理體系文件和記錄時(shí)，由綜合部審批，并在《文件借閱登記表》上做好記錄。
4.2綜合部每年末對文件的存貯情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行處理。
4.3文件的持有者要妥善保管所收到的文件，不得外借。如有遺失，要及時(shí)向綜合部報(bào)告和登記。
4.4文件的持有者調(diào)離本公司時(shí)，要到綜合部辦理歸還手續(xù)。
4.5有關(guān)文件管理的記錄，按《記錄的控制程序》的規(guī)定進(jìn)行管理。
4.6管理手冊和程序文件的正本作為性保存。其它支持性文件作廢時(shí)，其正本視需要可保存，但要加蓋 “保留”印章。
5外來文件的識(shí)別、分發(fā)
外來文件如產(chǎn)品/安裝標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、適用的法律法規(guī)等由綜合部資料管理員在《外來文件登記表》上進(jìn)行登記，有關(guān)人員需使用時(shí)可到綜合部借閱。</a>